善用數位工具,NPO整合無往不利──102年非營利組織資訊科技運用座談內容

by 開拓文教基金會

由聯合勸募協會、開拓文教基金會和台灣微軟舉辦的「2013非營利組織資訊科技運用座談會」巡迴列車於4月23日高雄開跑,今年分享的四大主題為「從行動辦公室到雲端辦公室–資訊運用發展趨勢帶來的機會和挑戰」、「個資管理和資訊安全–內部控管觀念與原則」、「結合社工專業與資訊專業跨域合作」和「善用數位工具讓NPO夥伴工作更輕鬆」,針對一手機、一平板等不同行動裝置普及的時代,非營利組織如何充分運用數位工具整合資料,達到事半功倍之效;以及非營利組織在募集志工、工作人員或者經手一日捐、小額捐款日常事務上,如何保護履歷表和捐款者的個人資料,避免組織觸法等新趨勢進行分享,參與座談會的非營利組織夥伴會後回應收穫頗多。

「雲端改變我們使用電腦的習慣」主講人台灣微軟伺服器平台事務部副總經理周旺暾指出,彈性的工作時間、工作與家庭融合在一起、不固定的工作場所、多元化的運算裝置等等,都是未來的工作型態。隨著3C產品推陳出新,現代人每一個人很可能同時有智慧型手機、平板或筆記型電腦等不同的行動裝置,這些裝置都應該在我們需要時,幫助我們成功完成工作。而雲端服務就是連結這些不同裝置的服務,不論我們在哪裡,連上網路,任何資料便可跟著我們走。「如何確保雲端的資料安全,要付出多少成本」是非營利組織最感好奇的問題,周旺暾建議資料放在有規模和專人管理的大公司比放在自己組織的伺服器更安全,例如免費的Sky drive、Dropbox都是非營利組織常用的雲端服務。

2013非營利組織資訊科技運用座談會高雄場。開拓文教基金會提供

個人資料保護法去年(2012)10月1日正式上路,涵蓋所有的行業,掌握會員、志工、捐款人以及服務對象名單的非營利組織,也有必要深入了解,以免違反法令與受罰。主講的周旺暾以履歷表為例,其載明個人所有資料,即是「個資」,因此,非營利組織只能作為應徵工作需求,不得作為募款、銷售等其他用途,若有其他用途,所有使用都需取得當事人同意;其他如舉辦一日捐、募款活動,捐款人的銀行帳號、信用卡等金融往來資料都要分級妥善處理資訊安全。為保護用戶或客戶資料,周旺暾說,以台灣微軟為例,該公司將資料分為不特定人、準個資(指系統中的代碼)、一般個資(姓名、地址、電話、電子郵件等)和敏感個資(一旦外洩造成當事人立即性損害)等四等級,他強調,非營利組織非必要不要收集個資,「最小化資料收集原則」是他給非營利組織誠懇的建議。

近年來,台灣數位文化協會承接聯勸「數位應用輔導計畫」,開著胖卡車(Puncar Action)進入偏鄉教非營利組織如何將數位工具準確的解決組織的資訊問題,將繁瑣的日常事務簡化。如何讓「社工專業」與「資訊專業」成功地進行跨域合作?該協會南區辦公室資訊專員莊哲昀在座談會中特別帶領非營利組織工作者體檢組織的數位落差,以及如何挑選合適的雲端服務,他認為,改變是第一步驟,設定一個要測試的任務,挑選加入測試的工作同仁和合適的雲端服務都是必要條件。

文書、作業系統是非營利組織工作者高度仰賴的數位工具,作業系統又不斷推陳出新,有效運用資訊科技,加上結合雲端服務讓工作更有效率是今年座談會的重點,包括文件撰寫、簡報製作與控制,進而資料分析,不僅有助於組織內部資料交換的流暢,也讓跨組織之間的合作與整合更加無往不利。

2013年非營利組織資訊科技運用座談會尚有5月23日台中場、5月27日台東場和6月3日台北場,詳情與報名請至:102 年「非營利組織資訊科技運用」座談會

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